3.4.7.6
Skartace dokladů v SVJ
Ing. Božena Künzelová
Níže se zabýváme správným postupem správcovské společnosti, která vede účetnictví SVJ. Lze účetní záznamy skartovat po pěti a účetní závěrky po deseti letech, nebo případnou skartaci provádí SVJ?
Nejprve je nutné se zabývat otázkou, kdo podle účetních předpisů odpovídá, a tudíž může rozhodnout o skartaci účetních dokumentů. Podle ustanovení § 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o účetnictví") může účetní jednotka pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Nicméně se tímto pověřením účetní jednotka nezbavuje odpovědnosti za vedení účetnictví. Statutárnímu orgánu právnické osoby náleží obchodní vedení této právnické osoby, které podle judikatury Nejvyššího soudu zahrnuje mimo jiného i povinnost zajistit řádné vedení účetnictví, a to s péčí řádného hospodáře. Z uvedeného vyplývá, že odpovědnost za vedení účetnictví, i v případě, kdy je účetnictví vedeno dodavatelským způsobem odbornou účetní firmou, má účetní jednotka, vlastně tedy její statutární orgán, který je povinen splnit povinnosti dané také zákonem o účetnictví. Za vedení účetnictví včetně řádné úschovy účetních záznamů odpovídá statutární orgán účetní jednotky, tj. v případě společenství vlastníků jednotek (dále jen "SVJ") jeho statutární orgán, tedy předseda SVJ jako jednočlenný statutární orgán nebo výbor jako kolektivní statutární orgán; nejedná se tak o rozhodnutí smluvního správce coby pověřené jiné osoby.
Nyní blíže k archivaci a skartaci dokumentů v SVJ ‒ doba úschovy dokladů a písemností v SVJ je ovlivněna více právními předpisy, například pro účely účetních předpisů, daňových předpisů, odvodu veřejnoprávního pojištění, občanského zákoníku a jiných předpisů.
Pro účely vedení účetnictví je ve shodě s § 31 zákona o účetnictví společenství vlastníků jako účetní jednotka povinno uschovávat účetní záznamy, a to po dobu stanovenou tímto zákonem. Účetní závěrka se uschovává po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Nestanoví-li tento zákon…
